展示会のお礼メールで差をつけるコツ｜そのまま使える例文で商談化・受注獲得を改善

展示会にお越しいただいたお客様に対する「お礼メール」は、展示会後のフォローアップの基本です。しかし、一般的なお礼メールに終わってしまうと他社との差別化が難しく、せっかくのリードも商談に結びつきません。この記事では、展示会のお礼メールで他社と差をつけ、商談化や受注獲得につなげるためのコツを解説し、そのまま使える例文もご紹介します。

展示会のお礼メールで他社と差をつけるための3つのポイント

展示会の参加者は展示会後に数多くの会社から連絡を受けます。そのため、ただメールを送ったとしても流し見されてしまったり、そもそも開封されなかったりと、お礼メールが意味をなさない可能性があります。

展示会後のお礼メールで差を出すためには、タイミング・パーソナライズ・ナーチャリングの3つの視点が大切です。以下ではそれぞれについて解説します。

お礼メールの送付タイミングを意識し、穴場な時間に見てもらう

展示会後のお礼メールは、タイミングが重要です。多くの企業が展示会終了直後に一斉送信するため、受信トレイが混雑することが少なくありません。そのため、他社と差をつけるためには「送付のタイミング」を工夫しましょう。

おすすめの送付タイミングは、展示会の会期中であってもリード獲得の翌日に送付することです。一般的な展示会後フォローのフローとしては、リードを一度取りまとめてから、会期後にフォローをはじめるというケースが多いのではないでしょうか。翌日に即フォローをおこなうことで、他社と送付タイミングをずらすことができますし、ブースや商材の説明が参加者の記憶に残っている状態でアプローチできます。

ただし、会期中にフォローを開始するには、展示会の運営体制をしっかりと構築しておく必要があります。リード獲得部隊とフォロー部隊を事前に分けておくなど、展示会前からの準備が大切です。

パーソナライズした内容で、誰にでも送れる内容から脱却する

多くのお礼メールはテンプレート的で画一的なものが多く、せっかくのビジネス機会を逃してしまいます。特に展示会で直接会話した顧客に対しては、パーソナライズした内容を盛り込むことで、相手に「自分に向けたメール」だと感じてもらえます。

パーソナライズする際の重要なポイントとして、メールの件名に宛名を差し込むようにしましょう。件名を見ただけで自分に宛てられたメールだとわかり親近感が沸くので、開封率にプラスに働きます。

「商談化」を焦らずに適度な接点を持つ

お礼メールの段階で「商談化」を急ぐのではなく、適度な距離感で接点を持つことが重要です。多くのお礼メールが「今すぐ商談に進む」ことをゴールとしているため、お客様が負担に感じることがあります。まずは信頼関係を築き、段階的に商談化を目指しましょう。

商談以外の次のアクションとして行動してもらいやすい例としては、自社で開催するウェビナーなど別イベントへの参加や、お役立ち資料・活用事例などのホワイトペーパーのダウンロードです。また、商談を目的にせず、情報収集・無料相談・簡易診断などアポイントメントのハードルを下げて時間を作ってもらうのもよいでしょう。

そのまま使えるお礼メールの例文集

以下では展示会後のフォローにそのまま使えるお礼メールの例文を紹介します。

基本のお礼メール（興味関心低め）

展示会で名刺情報のみ得た参加者は、まだ自社への興味関心が低く、いきなりの商談に結びつかないことがほとんどです。そのため、継続的な接点を持つことをゴールにお礼メールを送りましょう。

【例文】

件名：【会社名】展示会へのご来場ありがとうございました

 

〇〇株式会社

〇〇様

 

はじめまして。【会社名】の〇〇と申します。

 

先日は【展示会名】にご来場いただき、誠にありがとうございました。

 

弊社は、〇〇を中心としたサービス提供をおこなっており、

御社の今後の業務にお役立ていただける情報を発信させていただきます。

 

早速ではございますが、〇月〇日に〇〇に課題がある方に向けた無料ウェビナーを開催予定です。

ご興味がありましたらぜひご参加くださいませ。

https://～

 

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 

[あなたの名前]

[あなたの会社名]

商談化を意識したお礼メール（興味関心高め）

展示会でアンケートに回答してくれた参加者など、ある程度興味関心の傾向が見えている方には、商談化を意識したメールを送付しましょう。得ている情報をもとに相手に寄り添った内容にパーソナライズすることが重要です。

【例文】

件名：〇〇様【会社名】のブースへのご来場ありがとうございました

 

〇〇株式会社

〇〇様

 

お世話になっております。【会社名】の〇〇と申します。

 

先日は【展示会名】にて弊社ブースご来場いただき、誠にありがとうございました。

 

〇〇について課題を感じられているとのお話でしたので、

弊社サービスの活用事例資料をお送りさせていただきます。

〇〇様の検討の参考になりましたら幸いです。

 

また、〇〇様のご状況について一度詳しくお聞かせいただけましたらと存じますがいかがでしょうか。

 

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 

[あなたの名前]

[あなたの会社名]

展示会後はお礼メールだけでなく適切なフォローアップをおこなおう

お礼メールを送った後も、引き続き適切なフォローアップが必要です。具体的なフォローアップの方法を活用し、お客様との信頼関係を築くことが、商談化や受注につながります。

フォローアップの方法としては、電話による軽い確認はもちろん、メルマガ配信やSNSでの繋がりなど様々なものが考えられます。フォローアップを通じて、相手の関心を継続的に引き出し、商談のタイミングを逃さないようにしましょう。

まとめ｜展示会だからこそ相手に寄り添ったお礼メールを

展示会後のお礼メールは、ただの「感謝」ではなく、相手との関係を築き、商談化や受注につなげるチャンスです。展示会の熱気が冷めないうちに、相手にとって役立つ情報を提供し、印象に残るフォローを行うことが成功の鍵となります。

この記事で紹介したポイントを押さえ、ぜひ「展示会のお礼メール」で他社と差をつけ、ビジネスチャンスを広げましょう。