営業用テレアポリストを効率的に作成する方法｜作成のメリットや手順についても解説

この記事をご覧の方は「テレアポリスト作成はどうすればいいのだろう」「リスト購入や作成外注する時はどんなポイントに気をつければいいのだろうか」というようなお悩みをお持ちではないでしょうか。
そこでこの記事では、テレアポリストの作成を検討されている方を対象に、作成方法の概要、手順や作成のメリットについて紹介します。
興味のある方はぜひご覧ください。

営業テレアポリストの作成方法

営業テレアポにおいては、質の高い顧客リストと標準化されたトークシナリオを準備することで、アポ率や成約率を大幅に向上させることができます。ここではそのうち、テレアポリスト作成について紹介します。

まず、そのリストで行うテレアポの目的を明確にすることが重要です。新規顧客の開拓や既存顧客への提案など、ゴールをはっきりさせるとリストの精度が上がります。

次に、情報源を特定しましょう。CRMや業界リスト、Web上のデータなどから、ターゲットに合った情報を集めます。集めた情報は整理し、属性ごとに分類します。これにより、ターゲットに合わせた効果的なアプローチが可能になります。

また、ツールを活用してリストを管理することも大切です。CRMシステムなどを使うと、情報の整理や更新がスムーズになります。

営業テレアポリスト作成の手順

次に、リスト作成手順ごとに具体的な方法を解説していきます。順序立てて進めていくことで質の高いテレアポリストを作成できるので実践していきましょう。

Step1.ターゲットを明確にする

テレアポの効果を最大化するためには、「どのような顧客にアプローチするか」を明確にすることが欠かせません。適切なターゲットを設定できていないと、無駄なアプローチが増え、アポ率や成約率が低下してしまいます。

ターゲットを明確にする際には、業種、企業規模、売上高、役職、興味関心といった要素に注目しましょう。ターゲット企業の業種を明確にすることで、アプローチの方向性が定まります。同じ商品でも、業種ごとに課題やニーズが異なるため、効果的な提案を行うには業界の特徴を理解しておくことが重要です。

さらに、テレアポでコンタクトする相手の役職も重要です。経営者や部門責任者に直接提案する場合と、担当者からアプローチを始める場合では、話の内容やトークの進め方が異なります。誰が意思決定をするのかを見極めて、適切な相手にリーチしましょう。

最後に、ターゲット企業や担当者の興味・関心を把握することも成約率を高めるポイントです。プレスリリースやSNSの投稿、担当者のプロフィールから情報を収集し、ニーズに即した提案を準備することで、より効果的なアプローチが可能になります。

Step2.リストアップする

ターゲットを明確にできたら、いよいよリストアップに移ります。リストアップするには、以下のような方法があります。

企業情報サイトやポータルサイトから収集する

企業情報サイトやポータルサイトを活用して、具体的な企業や担当者の情報を収集し、リストアップしていきます。

まず、キーワード検索を使って、ターゲットとなる企業を探します。業種や地域、企業規模など、あらかじめ決めたターゲット条件に合わせてキーワードを工夫すると、適切な企業を効率的に見つけることができます。例えば、「IT企業 東京 売上1億円以上」のように具体的な条件で検索すると、条件に合った企業の情報にたどり着きやすくなります。

次に、企業情報サイトや業界ごとのポータルサイトを活用して、企業の詳細情報や担当者の名前、連絡先を収集します。例えば、企業のホームページやニュース記事、取引先の一覧などからも有益な情報を見つけることができます。公開されている情報を活用することで、リストの精度が向上し、無駄のない営業活動が可能になります。

名刺や顧客リストから情報を転記する

営業活動の中で集めた名刺や、過去に使用した顧客リストは、貴重な情報源です。

まず、商談やイベントで集めた名刺を整理しましょう。名刺に記載されている会社名、担当者の役職や連絡先などを、一つひとつExcelなどの表形式に転記していきます。転記後には誤りがないことを確認しましょう。名刺交換の際に得たメモや会話の内容も一緒に記録しておくと、その後のアプローチがよりスムーズになります。特に担当者の関心や会社の課題に関する情報があれば、有効な提案に活かせます。

次に、社内にある過去の顧客リストや、取引履歴のデータを活用します。これまでに取引があった企業や、商談には至らなかったものの興味を示していた見込み顧客は、新たな提案のチャンスがあるため、再度アプローチする価値があります。CRMシステムやExcelなどに保存されたデータをチェックし、最新の情報に更新しながら、転記を進めましょう。

手動での転記作業が大変な場合は、名刺管理アプリやOCR（文字認識）ツールを利用すると便利です。これらのツールを使えば、名刺や紙のリストから情報を自動的に取り込み、デジタル化することができます。

また、デジタル化されたデータをCRMに連携すれば、情報管理がより簡単になります。名刺や既存リストの情報は、すでに接点を持った企業や担当者が多いため、アプローチの成功率が高いのが特徴です。

販売会社から購入する

営業活動を効率的に進めるために、販売会社からリストを購入する方法も有力な選択肢です。自社で一からリストを作成する手間を省き、すでに整理された見込み顧客情報を活用することで、アポ取りのスピードを上げることができます。ただし、購入したリストの質が営業成果を左右するため、慎重な選定が必要です。

さらに、リストを購入する際には、自社の営業目的に合ったターゲット条件を販売会社に伝えることも必要です。業種、企業規模、所在地、役職などの条件を明確に指定することで、無駄のないリストが手に入ります。

購入したリストは汎用的なものであり、あくまで営業活動のスタート地点に過ぎません。取得した情報をもとにターゲットの見直しやトーク内容の準備を行い、自社の営業スタイルに合った形で活用することが求められます。

Step3.整理・管理する

集めた情報を効果的に活用するためには、リストを整理し、きちんと管理することが欠かせません。無秩序に情報を溜め込むと、営業活動が非効率になり、重要な見込み客を逃してしまう可能性があります。

まず、収集した情報をカテゴリごとに整理します。例えば、業種、企業規模、地域、役職、興味関心などの条件で分類することで、ターゲットに合わせた効率的なアプローチが可能になります。分類されたリストを使えば、営業担当者が適切な見込み客にすぐに連絡でき、無駄な時間を減らせます。

次に、情報の管理にはCRM（顧客管理システム）やExcelなどのツールを活用します。CRMを使えば、顧客ごとの進捗状況や過去のやり取りを一元管理できるため、複数の担当者が関与する場合でも情報が共有され、円滑な営業活動が実現します。

また、Excelでの管理も、シンプルなリストには有効です。フィルタ機能を活用することで、素早く特定の条件で見込み客を抽出できます。

また、営業活動の結果をリストに反映させ、運用を改善することも大切です。例えば、アポが取れた見込み客には「コンタクト済み」、興味がなかった場合は「要再アプローチ」などのステータスを付けると、次の行動が明確になります。

こうした管理ができていると、担当者ごとの成果を把握し、戦略の修正にも役立ちます。

営業テレアポリスト作成のポイント

続いて、リスト作成におけるポイントを紹介します。これらのポイントにはリスト作成時におけるものと作成後のリスト管理におけるものの両方がありますので確認しておきましょう。

最新の情報に常に更新する

テレアポ成功のためには、リストを作成するだけでなく、作成したリストを常に最新の情報に更新することが欠かせません。リストの更新が重要な理由は、営業活動の効率化、信頼関係の構築、そして法令遵守の3点にあります。

まず、最新の情報に基づいて営業を行うことで、顧客の状況を正確に把握し、ニーズに合ったタイミングで適切な提案ができます。これにより、効率的なアプローチが可能となり、成約率の向上にもつながるのです。

また、最新の情報を反映した提案は、顧客の課題や関心に即したものになるため、信頼関係の構築がしやすくなります。顧客は自分たちの現状を理解してもらえていると感じ、営業担当者への信頼が深まります。そして単なる営業としてではなく、ビジネスパートナーとしての関係を築きやすくなるでしょう。

さらに、個人情報保護法では個人情報を正確かつ最新の内容に保つことが求められている（第22条）など、正確・最新のデータを維持することは、コンプライアンスの観点からも重要です。

ターゲットに合わせたリストを作成する

ターゲットに合わせたリストを作成し、顧客一人ひとりの属性や興味関心に即した提案を行うことで、より効果的なアプローチが可能になり、成約率の向上が期待できます。画一的な提案ではなく、顧客ごとのニーズに合わせた提案を行うことで、顧客にとって魅力的な内容にすることができ、信頼関係の構築も進みます。その結果、商談の成功確率が高まり、営業活動全体のパフォーマンスが向上します。

リスト作成の際には、年齢、性別、職種、興味関心といった属性データを基に分類することが有効です。また、購買履歴やWebサイトの閲覧履歴など、顧客の行動データを活用することで、より精度の高いターゲティングが可能になります。

このように、データを活用してターゲットを絞り込むことで、営業の無駄を減らし、効率的な活動が実現するほか、競争が激しい市場での差別化にもつながります。

重複データを削除する

テレアポリストの中に重複データが存在すると、データの正確性が低下し、営業活動に悪影響を及ぼします。同じ案内を複数回送ると、顧客は時間を無駄にされたと感じ、ストレスにつながります。

さらに、間違った情報が提供されると、不信感を招き、自社への印象が悪化してしまう恐れもあります。顧客とのコミュニケーションがスムーズに進まない場合、顧客が不満を持ち、最悪の場合は既存契約が解約につながる可能性もあります。営業活動の成功率を上げるためにも、顧客との信頼関係を損なわないよう、正確なデータを管理することが重要です。

複数の担当者で共有できる体制を作る

複数の担当者でテレアポリストを共有し、情報を素早くシェアすることで無駄な作業を減らし、顧客への対応が迅速になるため、信頼関係を築きやすくなります。

まず、どのような情報を共有する必要があるかを明確にすることが重要です。顧客の基本情報や進捗状況、過去のやり取りなど、営業活動に不可欠な情報をリスト化し、関係者全員で共通認識を持つようにします。

次に、情報の共有方法を決めます。CRMシステムやクラウドツールを使えば、リアルタイムで情報を更新・共有でき、担当者間の連携がスムーズになります。共有方法を定める際には、アクセス権限やセキュリティにも配慮する必要があります。

さらに、情報共有のルールを決め、定期的に見直すことも大切です。例えば、どのタイミングで情報を更新するか、誰がどの項目を担当するかなどの具体的なルールを設定します。ルールの運用状況を定期的に確認し、必要に応じて改善を重ねることで、常に効果的な共有体制を維持できます。

リスト作成ツールやテレアポリスト作成代行を活用する

ゼロからテレアポリストを作成するのではなく、リスト作成ツールや代行サービスを活用することで、質の高いリストを効率的に作成できます。

テレアポリスト作成ツールの機能

テレアポリスト作成ツールは、営業メモや顧客情報を効率的に管理・活用できるITツールです。企業の人数、業種、売上などの情報を記録する機能に加え、過去の取引や商談の進捗状況も管理できます。蓄積した企業情報から必要なデータを素早く検索できる検索機能も備わっており、CSVファイルなどのインポート・エク キスポートに対応しているため、外部データの活用も簡単です。

また、企業情報のデータベース機能や、リストアップ機能、テレアポ結果の管理機能を通じて営業活動を最適化でき、データのクリーニング機能で重複や不正確な情報も整理できます。

テレアポリスト作成代行のサービス内容

テレアポリスト作成代行サービスでは、ターゲティングに合わせた営業リストの作成が主な業務となります。企業情報はインターネットやSNSなどから収集され、所在地、事業内容、連絡先といったデータがクライアントの要望に応じてリスト化されます。また、代行会社によってはその企業が保有するリストを無料で提供してくれることもあるでしょう。

さらに、営業リストの精度を維持するための最新情報の更新も重要なサービスの一つです。情報の正確性が営業成果に直結するため、リストの見直しや更新を定期的に行います。リスト作成代行のサービスはリスト提供だけにとどまらず、営業のコンサルティングを含む場合もあります。営業活動の戦略立案やアドバイスを通じて、リストの効果的な活用を支援してくれるのです。ただし、コンサルティングは別料金となることが多いため、依頼時に料金の確認が必要となります。

また、アポイント獲得もサポートする会社があり、リストを基にしたテレアポやメール送信、問い合わせフォームの活用などを代行してくれます。これにより、自社リソースを使わずに効率的に見込み顧客との接点を持つことができますが、このサービスも多くの場合、追加料金が必要です。

営業テレアポリスト作成のメリット

ここでは、そもそも営業テレアポリスト作成にはどのようなメリットがあるのかを解説します。

営業効率の向上

第一のメリットは営業効率の向上です。テレアポリストを作成することで、ターゲット顧客を絞り込むことができ、無駄な架電を減らすことが可能になります。これにより、限られた時間をより有効に活用できるようになり、営業効率が向上するのです。

また、テレアポリストに架電結果を記録することで、どの顧客が興味を持っているのか、どの顧客が検討段階にあるのかを把握することができます。この情報をもとに、より効果的なアプローチができるようになります。

さらに、経験豊富な営業担当者のノウハウをチーム全体で共有することで、個々のスキル向上も効率的に行えるのです。

アポ率・成約率の向上

テレアポリストには、顧客属性、購買履歴、興味関心など、詳細な顧客情報を記録できます。この情報を分析することで、自社の商品やサービスに最も関心を持つ可能性の高い見込み顧客を効率的に抽出することが可能です。これにより、よりターゲットを絞ったアプローチが可能になり、アポ率の向上が期待できます。

また、架電結果や顧客からのフィードバックを踏まえて、トークシナリオを定期的に見直し、改善点を共有することができるのです。このプロセスを通じて、チーム全体で知見を蓄積し、より効果的な顧客アプローチが実現します。

さらに、顧客理解に基づいた個別最適化された提案を行うことで、顧客の心に響く提案が可能です。このようなアプローチにより、顧客のニーズに即した提案ができるため、成約率の向上にもつながります。

データの蓄積

テレアポリストを作成することで、架電履歴、顧客情報、トーク内容、成否結果など、さまざまなデータを詳細に記録することができます。このように顧客とのやり取りを記録することで、個々の顧客の属性やニーズ、課題、興味関心を把握しやすくなります。これにより、顧客に対する理解が深まり、より効果的なアプローチが可能になるでしょう。

さらに、蓄積されたデータを分析することで、営業活動の効率化や営業戦略の策定が進むのです。例えば、特定の顧客層に対して効果的なトークや提案がわかることで、今後の営業方針を柔軟に調整できます。

また、成果の可視化を行うことで、チーム全体の進捗や成果を把握しやすくなり、モチベーションの向上にもつながるでしょう。加えて、法令遵守に関するデータ管理も強化され、リスクを軽減することができるため、テレアポ活動全体の質が向上し、持続可能な営業体制を築くことが期待できます。

顧客情報の管理

テレアポリストを作成することで、顧客情報の最新化や共有が容易になります。これにより、営業担当者全員が常に最新の顧客情報を持つことができ、コミュニケーションがより円滑になるでしょう。また、顧客情報のセキュリティ対策を施すことで、機密情報を安全に管理し、顧客の信頼を得ることができるのです。

顧客情報を常に最新の状態に保ち、営業チーム全体で共有することで、顧客対応の質が向上します。具体的には、顧客のニーズや過去のやり取りを把握することで、よりパーソナライズされたアプローチが可能になるでしょう。

このような取り組みは、営業活動の効率化にもつながり、結果として売上の拡大に貢献します。

まとめ：テレアポリストの質をあげるなら精度の高いヒアリングが重要

この記事では営業テレアポリストの作成に向けて、作成方法・ポイントや作成のメリットについて紹介しました。テレアポリスト等を活用したリード獲得は、営業活動において欠かせない重要なプロセスです。質の高いリードを獲得することで、成約率が向上し、ビジネスの成長につながります。

そのためにテレアポリストの質を向上させていくには、相手のニーズや興味を正確に把握することが求められます。精度の高いヒアリングを通じて相手の情報を引き出すことが、まず第一歩となるのです。

それでは、最後までお読みいただき、ありがとうございました。