ウェビナーの集客用案内メールを送る際のポイント｜例文付きの書き方や効果を高めるコツを解説

ウェビナーの成功は、いかに効率的にターゲットに情報を届け、参加を促すかにかかっています。その中でも、案内メールは特に重要な役割を果たします。一斉配信が可能なメールは、参加予定者に直接アプローチできる強力なツールです。しかし、単に情報を送るだけでは効果は期待できません。メールのタイトルや内容の工夫が必要です。

本記事では、ウェビナー案内メールの作り方や、効果を最大化するためのポイントを詳しく解説します。

集客につながるウェビナー案内メールの効果的な作り方

ウェビナー案内メールを作成する際には、以下のポイントを意識してみましょう。

1.つい開きたくなるタイトルをつける

メールのタイトルは、受信者がメールを開くかどうかを決める最初の関門です。興味を引くタイトルをつけるためには、具体的で分かりやすい表現を心がけることが重要です。

例えば、ウェビナーの内容に関連する「解決策」や「メリット」をタイトルで簡潔に表現すると、開封率の向上につながります。「最新トレンド」「無料」などのキーワードを含めるのもありでしょう。

また、ウェビナー登壇企業や登壇者にネームバリューがある場合は、名前をタイトルに盛り込むこともおすすめです。受信者の興味関心を惹き、開封率の向上が期待できます。

2.安心感を与えられるわかりやすい差出人名にする

メールの差出人名は、受信者の信頼感に直結します。会社名や部署名だけではなく、担当者の名前を明記することで、メールの開封率が上がる傾向があります。

差出人名から「信頼できる情報源」であると認識してもらうことが、メールの成功には欠かせません。差出人名が親しみやすく、かつプロフェッショナルな印象を与えるものであることが理想です。

3.ファーストビューで強い印象を与える

メールを開いた瞬間に目に入る部分、つまりファーストビューは非常に重要です。この部分でウェビナーのテーマや価値を伝えると、受信者の興味を引くことができます。

具体的には、ウェビナー申し込みページを設けているのであれば、そのサムネイルを流用するのが工数がかからずおすすめです。もし、申し込みページがない場合は少なくともウェビナーの日程や時間、参加するメリットを端的に記載し、参加の判断がしやすくなるように設計しましょう。

4.CTAの文言にこだわる

案内メールにおける最終的なゴールは、受信者に具体的な行動を起こしてもらうことです。そのため、行動を促す「Call To Action（CTA）」の文言は慎重に選ぶ必要があります。

「詳細はこちら」のようなオーソドックスな文言もありなものの、「1分で申込」「とりあえず視聴予約」など、受信者のハードルを下げる行動を起こしやすい表現を使用すると効果的です。また、リンクやボタンは、視覚的に目立つようデザインしましょう。

ウェビナー案内メールの集客力を高める3つのポイント

ウェビナー案内メールの効果を高めるためには、メールの内容以外にもこだわるポイントが多数あります。以下では集客力を高めるための3つのポイントを紹介します。

1.配信タイミングにこだわる

メールの配信時間は、受信者の状況や行動パターンに合わせることがポイントです。一般的には、平日の午前10時から午後2時に送ると開封率が高いとされています。また、週明けの月曜日は確認しなければいけないメールが多く、スルーされてしまう可能性が高いことにも注意しましょう。

また、配信タイミングにあわせて訴求文を変更するのもおすすめです。例えばウェビナーの前日に送るのであれば、件名に【明日〇時開催】と入れてみたり、本日開催するウェビナーであれば【間もなく開催予定】と入れてみたりすることで、受信者の興味を惹ける可能性があります。

ただし、ターゲット層によって最適なタイミングは異なります。過去のデータを活用しながら、ターゲットに合ったタイミングを見極めることが重要です。

2.申込のしやすい導線を設計する

ウェビナー案内メールにこだわることはもちろん大切ですが、メールを見た後に遷移する申込ページの設計にもこだわりましょう。

確認するポイントとしては以下の3点があげられます。以下のポイントを参考に改善を続けていきましょう。

1. ウェビナーの概要がわかりやすいか
2. ファーストビューに申込フォームがあるか
3. 申込ページの項目数が多すぎないか

3.申し込んだ際の特典を押し出す

ウェビナー案内メールに、申し込んだ際の特典を盛り込むことで、申し込みの意欲を高めることが可能です。

申し込むだけで投影資料やアーカイブ動画がもらえることがわかれば、ウェビナー当日に参加できない人でも申し込んでくれる可能性があり、リード獲得の効果を高められるでしょう。

特定電子メール法に注意！オプトアウト導線を設けよう

ここまではウェビナー案内メールの効果を高めるためのポイントを紹介しましたが、一点注意すべきポイントを紹介します。

メール配信時には、特定電子メール法を遵守する必要があります。特に、受信者が配信停止を簡単に行える「オプトアウト導線」を設けることは必須です。配信停止リンクを明確に表示し、受信者がストレスなく操作できるよう配慮することで、メールの信頼性を保つことができます。これにより、顧客との良好な関係を維持することが可能になります。

まとめ：KPIを設定しウェビナー案内メールの効果を高めよう

ウェビナー案内メールを成功させるためには、明確なKPIを設定し、効果を定量的に測定することが必要です。開封率やクリック率、登録率を継続的にモニタリングし、改善点を洗い出すことで、メールの質を向上させられます。メールの内容やデザイン、配信タイミングを見直しながら、集客効果を最大化する努力を続けましょう。ウェビナーの成功は、計画的かつ戦略的な案内メール作成にかかっています。